Ochrona Danych Osobowych

Informujemy, że podmiotem przetwarzającym Państwa dane osobowe, a więc Administratorem Danych Osobowych (ADO) jest Kierownik Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej z siedzibą w Zabłudowie przy ulicy Rynek 8.

Zwany dalej „ośrodek” lub „MOPS”.

W sprawach ochrony danych osobowych został powołany Inspektor Ochrony Danych (IOD), do którego można kontaktować się za pośrednictwem:
e-mail: iod@mops-zabludow.pl
Pocztowo: Inspektor Ochrony Danych, Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Zabłudowie, ul. Rynek 8, 16-060 Zabłudów

Gdy mowa o danych osobowych należy przez to rozumieć dane mogące w sposób bezpośredni lub pośredni ale jednoznaczny, bez nadmiernych kosztów, czasu i działań, określić konkretną osobę fizyczną.

Danymi osobowymi nie są dane firm.

Czyje dane osobowe są przetwarzane
Ośrodek przetwarza dane osobowe osób zamieszkujących i zameldowanych na terenie gminy Zabłudów, pracowników i kandydatów do pracy w ośrodku oraz osób zainteresowanych - składających pisma do MOPS i załatwiających sprawy w tutejszym ośrodku.

Źródło danych osobowych
W przypadku:
1. Realizacji celu publicznego na podstawie odrębnych przepisów lub dobra interesu osoby
fizycznej – ze złożonych oświadczeń, pism, przedstawionych dokumentów, dokumentów
przekazanych przez jednostki nadrzędne lub instytucje.
2. Realizacji zawartej umowy, dane niezbędne do jej realizacji – ze złożonych oświadczeń, pism i przedstawionych dokumentów.
3. Dobrowolnej zgody – za podstawie składanych oświadczeń, pism, przedstawianych
dokumentów.

Cel i podstawa prawna przetwarzania danych.
Urząd przetwarza dane osobowe realizując obowiązki wynikające z przepisów prawa, między innymi:
- ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej;
- ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej;
- ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu
osób niepełnosprawnych;
- ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o dodatkach mieszkaniowych;
- ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych;
- ustawy z dnia 7 września 2007 r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów;
- ustawy z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci;

- ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty;
- ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach;
- ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze
środków publicznych;
- ustawy z dnia 5 grudnia 2014 r. o Karcie Dużej Rodziny;
- ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;
oraz przepisami wykonawczymi do wymienionych ustaw.
Urząd realizuje również postanowienia umowne zawierane z osobami fizycznymi a dane osobowe przetwarzane są w ich zakresie wyłącznie do realizacji tych umów.
Przetwarzane są również dane przekazywane dobrowolnie, w celu skontaktowania się z państwem w danej sprawie, udzielenia odpowiedzi lub w celach rekrutacji.

Rodzaj przetwarzanych danych
Ośrodek przetwarza następujące dane:
imiona, nazwiska, adresy, nr PESEL, imiona rodziców, nr dokumentów, nr telefonów, nr NIP, nr REGON, nr ewidencyjny, nr działek, adresy e-mail, wysokości podatków, wysokości opłat, wysokości wypłat, stan cywilny, stosunek do służby wojskowej, o ilości i imionach dzieci, o spełnianiu obowiązku szkolnego, zatrudnienie, wykształcenie, zdjęcia, orzeczenia oraz decyzje administracyjne a także inne dane, wyłącznie niezbędne do realizacji poszczególnych zadań.

Prawa osoby której przetwarzane są dane
1. Za przetwarzanie danych osób do 16 r.ż. odpowiadają opiekunowie prawni. Administrator ma
prawo zweryfikować wiek osoby jeśli ma podejrzenia co do niespełnienia tego warunku.
2. Prawo do całkowitego usunięcia danych, przysługuje jeśli:

a. Jeśli zauważycie Państwo że wasze dane są przetwarzane niezgodnie z prawem albo
rodzaj przetwarzanych danych wykracza poza niezbędny zakres informacji;
b. Jeśli dane zostały zebrane w związku z oferowaniem usług społeczeństwa
informacyjnego;
c. Jeśli dane nie są już niezbędne;
d. Jeśli cofniecie państwo zgodę na przetwarzanie danych osobowych, ale nie istnieje
inna podstawa do ich przetwarzania;

3. Prawo do przenoszenia danych – można z niego skorzystać aby otrzymać od Administratora pełen zakres danych jaki Administrator zebrał na Państwa temat. Można z niego skorzystać jeśli dane przetwarzane są w ramach dobrowolnie wyrażonej zgody lub wynikają z zawartej umowy.
4. Prawo sprzeciwu wobec przetwarzanych danych osobowych wobec przekazania danych
innemu administratorowi lub w celach marketingowych.
5. Prawo zmiany danych – możecie Państwo zmienić, zaktualizować swoje dane osobowe w
każdym momencie, np. jeśli zmieniliście nazwisko, miejsce zamieszkania albo numer telefonu.
Jeśli Państwo uważają że dane przetwarzane przez urząd wykraczają ponad zakres wymagany do realizacji celu, czy skorzystać z przysługujących Państwu praw, należy się zgłosić do Inspektora Ochrony Danych.
Inspektor nie udziela szczegółowych odpowiedzi dotyczących Państwa danych osobowych przez telefon, zaś w przypadku zgłoszenia pisemnego skorzystania z Państwa praw lub obowiązku informacyjnego, pismo lub metoda kontaktu musi w sposób jednoznaczny określać, że to Państwo jesteście właścicielami tych danych osobowych.

Czas przechowywania danych
Przetwarzane w urzędzie dane podlegają w większości przepisom ustawy o narodowym zasobie
archiwalnym i archiwach i w zależności od rodzaju sprawy, dane te podlegają archiwizacji.
W przypadku danych wykorzystywanych poza obowiązkami wynikającymi z przepisów prawa, dane będą usuwane natychmiast po ustaniu realizacji celu w przypadku przetwarzania w formie papierowej, oraz minimum 2 lata maksymalnie 5 lat po ustaniu realizacji celu w przypadku przetwarzania w formie elektronicznej. Ten drugi wymóg wynika z zapewnienia rozliczalności zadań w systemach teleinformatycznych.

Udostępnianie danych osobowych
Państwa dane osobowe mogą być przekazywane uprawnionym instytucjom reprezentujących interes publiczny na podstawie stosownych przepisów. Takimi instytucjami są między innymi: Policja, sądy, wojsko, biura komornicze, ZUS, KRUS, szkoły i inne.
W przypadku przekazywania Państwa danych do innych podmiotów nierealizujących celu
publicznego, będziecie Państwo o tym fakcie poinformowani i do takiego celu będzie wymagane wyrażenie zgody.
Państwa dane nie będą przekazywane podmiotom do państw trzecich.

Zabezpieczenie danych osobowych
Państwa dane osobowe podlegają szczególnej ochronie. Aby zapewnić odpowiedni poziom
bezpieczeństwa, w tutejszym ośrodku wdrożono Politykę Bezpieczeństwa Informacji oraz Instrukcję Zarządzania Systemem Informatycznym tworzące spójnie System Ochrony Danych. Dokumenty te są analizowane i na bieżąco aktualizowane aby przeciwdziałać nowo pojawiającym się zagrożeniom.
Systemy informatyczne zabezpieczone są powszechnie uznawanymi metodami, zastosowano również rozwiązania organizacyjne i przeszkolono pracowników w zakresie ochrony danych osobowych.

Profilowanie i przetwarzanie automatyczne

Administrator będzie przetwarzał dane osobowe w sposób zautomatyzowany, jednakże decyzje w Pana/Pani sprawie nie będą zapadały w sposób zautomatyzowany, a Pani/Pana dane osobowe nie będą podlegały profilowaniu. Zautomatyzowane przetwarzania danych osobowych będzie odbywało się na zasadach określonych w:
- ustawie z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej;
- ustawie z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych;
- ustawie z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci;
- ustawie z dnia 7 września 2007 r. o pomocy osobom uprawnionym do alimentów;
- ustawie z dnia 4 kwietnia 2014 r. o ustaleniu i wypłacie zasiłku dla opiekunów;
- ustawie z dnia 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem”;
- ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o dodatkach mieszkaniowych;
- ustawie z dnia 10 kwietnia 1997 r. Prawo energetyczne;
- ustawie z dnia 5 grudnia 2014 r. o Karcie Dużej Rodziny.

Konsekwencją zautomatyzowania przetwarzania danych może być decyzja o przyznaniu lub odmowie prawa do pewnych świadczeń.

Podstawa prawna i skargi
Ochrona danych w urzędzie działa w oparciu o przepisy o ochronie danych osobowych w
szczególności Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia
2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych powszechnie znanym pod nazwą RODO lub GDPR.
Macie Państwo prawo wnieść skargę w związku z przetwarzaniem przez nas Twoich danych
osobowych do organu nadzorczego, którym jest Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych
- Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa